Unless you already have a subsidiary in Japan or a very committed distributor, you will need services like those offered by D-VECS in order to build relationships with Japanese companies. Email communications from abroad are nice and needed, but that alone will not be enough for a Japanese client/dealer to engage in a constructive relationship.

Just like Flemish people, Japanese extremely appreciate it if a foreigner tries to speak the language. The ability to mix a foreign presence with Japanese language is one of the strong points of D-VECS.

Although superficially similar, Japanese business attitudes can be quite different from Western ones. Significantly different interpretations of the same English words can cause major problems for your business unless you have somebody on your side who understands what the Japanese really mean and who can explain you how certain words and actions on your side might be misinterpreted by the Japanese. A famous example is of course the fact that Japanese will not say “no”, but “it might be difficult”. However, a much more dangerous situation arises from misunderstanding the levels of commitment.

Tenzij je al een dochteronderneming hebt in Japan of een goedwerkende invoerder, heb je services zoals deze aangeboden door D-VECS nodig. Zonder dat kan je niet verwachten om goede relaties op te bouwen met Japanse bedrijven. E-mailcommunicatie vanuit het buitenland is goed en nodig, maar om een Japanse klant/verdeler te overtuigen en om een constructieve relatie met je bedrijf op te zetten is dat alleen absoluut onvoldoende.

Hoewel Japan internationaal belangrijk is en hoewel er op school vanaf 10 jaar Engels onderwezen wordt, blijft Japan toch een sterk ééntalige samenleving. Japanse zakenmensen zijn schuw van buitenlandse bedrijven die dat weigeren te erkennen. Zelfs als het in een specifiek geval mogelijk zou zijn om alle communicatie in het Engels te doen, zal al snel duidelijk worden dat het moeilijk is een gezonde relatie op te zetten tenzij de buitenlandse partner expliciet aangeeft begrip te hebben voor het feit dat Japanners Japans spreken. Een eerste stap in dit proces is het beschikbaar stellen van documentatie in het Japans en het aanwezig zijn met een Japanstalige website.

Juist zoals Vlamingen, appreciëren Japanners het enorm indien een buitenlander probeert hun taal te spreken. De mogelijkheid om het gebruik van de Japanse taal te combineren met een exotisch buitenlands tintje is één van de sterke punten van D-VECS.

Hoewel er oppervlakkige gelijkenissen zijn, zijn sommige zakengewoontes in Japan vrij verschillend van de westerse gewoontes. Een fundamenteel verschillende interpretatie van dezelfde Engelse woorden kan grote problemen met zich meebrengen. Het is daarom belangrijk dat je iemand aan jouw kant hebt die verstaat wat de Japanners echt willen zeggen en die je kan waarschuwen voor mogelijke misinterpretaties door de Japanners van wat jij zegt. Een bekend voorbeeld is natuurlijk dat de Japanners nooit “neen” zullen zeggen, waar wel “dit zou moeilijk kunnen zijn”. Een nog groter gevaar, echter, schuilt er in het verkeerd interpreteren van het niveau van commitment dat aangeboden of verwacht wordt.

First let's point out that when we say “Western” we mean a western looking person who can communicate orally in Japanese for the purpose of sales talks and lectures at conferences. The “Japanese” should be able to correctly communicate in written English and in written Japanese. That last aspect is not evident at all if the person has lived abroad during his youth as written Japanese is very different from spoken Japanese and the most minor difference to the standard will be spotted immediately.
The “Western” person needs to have the resources to produce proper written Japanese for product fliers and websites. The “Japanese” person needs to have an efficient way to orally communicate in person with a visiting manager from abroad.

Laat ons eerst stellen dat we met "Westers" iemand bedoelen die er westers uitziet, maar die wel vlot mondeling kan communiceren in het Japans, zowel voor dagelijkse zakengesprekken als voor lezingen op conferenties. De "Japanner" moet correct kunnen communiceren in geschreven Engels en Japans. Dat laatste aspect is niet evident indien de persoon in zijn jeugd in het buitenland gewoond heeft: geschreven Japans is erg verschillend van gesproken Japans en de minste afwijking van de standaard zal onmiddelijk opgemerkt worden.
De "Westerse" vertegenwoordiger moet de middelen hebben om correct geschreven Japans te produceren voor product fliers en websites. De "Japanse" vertegenwoordiger moet een manier hebben om efficient mondeling te communiceren met een buitenlandse productverantwoordelijke die naar Japan op zakenreis komt.

• A Western person will be seen by your Japanese customers as a direct representative of headquarters. This creates a thicker information pipe than would be the case for a Japanese.
  Being a Western person, he will also be able to “cut corners” to some extent. He will especially be able to dodge those social customs that are not good for business. He will be able to create a culturally halfway-station between Japanese and Western traditions. He will also be in a position to explain to your Japanese customers why some typical-Japanese things “cannot be done”. A Japanese person can not do these things so easily because he needs to avoid being considered a "cultural deserter".
  By cc-ing headquarters on emails, a western person will be able to explain easily why email communication should be mainly in English rather than in Japanese, thus avoiding any situation where “the same word” has “different secondary meanings” in English and Japanese.
• A Japanese person can be especially useful if he has good existing relationships in the business field of interest. He will likely be able to carry more existing connections into the business than a Western person would. (But you need to make very sure that he indeed has connections in the right sub-segment for your business. Connections in the "general field", but not really in the right niche will only slightly help your cause.)
  A Japanese person will have the big disadvantage that he always needs to communicate in Japanese to your customers and that he has to meticulously follow the Japanese social rules.
  If a certain important aspect is tacitly different in Japan and abroad, you need to help this person to bring that in the open. If not, miscommunication will occur and the relationship with your Japanese customer will suffer. You have to be careful that you do not force your Japanese representative to resolve these conflicts all by himself … and then later blame him for the choice he made.

• Een Westerese vertegenwoordiger zal door de Japanse klanten beschouwd worden als een rechtstreekse vertegenwoordiger van het hoofdhuis. Dit zorgt voor een bredere informatiepijp dan het geval zou zijn met een Japanse vertegenwoordiger.
  Als Westerling zal hij ook het voordeel hebben om "hoeken af te snijden". In het bijzonder zal het mogelijk zijn om die Japanse gewoontes te negeren die niet echt "goed zijn voor business". Hij zal een soort cultureel halfweg-station tussen Westerse en Japanse tradities kunnen creëren. Hij zal ook aan je Japanse klanten kunnen uitleggen waarom bepaalde Japanse gewoontes onaanvaardbaar zijn in een Westerse context. Een Japanner kan deze dingen moeilijk doen omdat hij moet vermijden om als "culturele deserteur" beschouwd te worden.
  Door emails te cc-en naar het hoofdkwartier kan een Westerse vertegenwoordiger gemakkelijk uitleggen waarom email communicatie in het Engels eerder dan in het Japans moet zijn. Emails in het Engels vermijden ook fatale misverstanden die kunnen ontstaan wanneer een "zelfde woord" in het Engels en in het Japans verschillende secundaire betekenissen hebben.
• Een Japanse vertegenwoordiger kan heel nuttig zijn als hij goede bestaande contacten heeft in de juiste zakencirkels. Hij zal waarschijnlijk meer connecties kunnen meebrengen uit vroegere projecten dan een Westerse vertegenwoordiger zou kunnen. (Je moet je er wel op voorhand van vergewissen dat zijn contacten in de juiste sub-discipline zijn. Connecties in "hetzelfde algemene gebied", maar niet echt in de juiste niche zullen je niet erg vooruit helpen.
  Een Japanse vertegenwoordiger heeft het nadeel dat hij met de klant altijd in het Japans moet communiceren en dat hij nauwgezet de Japanse sociale geplogenheden dient te volgen.
  Indien een bepaald belangrijk aspect stilzwijgend verschilt tussen Japan en het Westen, moet je je Japanse vertegenwoordiger helpen om dat in de openheid te brengen. Indien je dat niet doet, zal er miscommunicatie optreden en de relatie met je Japanse klant zal er onder lijden. Je moet vooral voorzichtig zijn dat je je Japanse vertegenwoordiger niet (onbewust) verplicht om zelf deze conflicten op te lossen ... en hem later de gemaakte keuzes verwijt.

As foreign company it will often be in your advantage to have the older person as representative. As you will not be in Japan all the time, your representative might be called upon to relay messages to/from the higher management of your Japanese clients. This will NOT work with a young person. A higher manager in Japan is - almost by definition - over 50 years old. He will not talk on an equal footing with a person of 35 or 40 years old.

The fact that you will possibly not have a full-time person if you hire an older person is not important as long as (1) that person is always available whenever your clients (or you) need him and (2) his other business does not negatively interfer with your business.

Als buitenlands bedrijf zal het veelal in je voordeel zijn om een oudere vertegenwoordiger te hebben. Gezien je zelf niet steeds in Japan bent, zal je vertegenwoordiger boodschappen van/naar het hoger management van je Japanse klanten moeten overbrengen. Dit werkt NIET met een jonge vertegenwoordiger. Iemand van het hogere management in een Japans bedrijf is - bijna per definite - ouder dan 50 jaar. Hij zal nooit op gelijke voet praten met iemand van 30 of 40 jaar oud.

Het feit dat je mogelijk geen full-time vertegenwoordiger hebt, hoeft geen probleem te zijn zolang (1) je vertegenwoordiger steeds beschikbaar is wanneer je klant(of jij) hem nodig hebt en (2) zijn andere zaken jouw zaken niet negatief beinvloeden.